Iedereen heeft wel een paar elementen op werk die onmisbaar zijn voor het soepel verlopen van de dag. Zo kunnen we bij mij op werk niet normaal aan de slag zonder een goede personeelsplanning – zeker in deze tijd met de COVID-19 maatregelen. We werken namelijk nu gerouleerd. Daarbij is een goed en ook kloppend rooster van cruciaal belang. Helaas gaat niet altijd zonder slag of stoot. Gelukkig heb ik met wat advies en tips van anderen de personeelsplanning helemaal op orde. Aangezien ik vast niet de enige ben die tegen dit probleem aanloopt, besloot ik vandaag in mijn blog 3 tips te geven voor het maken van de personeelsplanning.
Tip 1. Investeer in de juiste software
Het is vandaag de dag niet meer te doen om een rooster op de ouderwetse manier te maken. Al die losse papiertjes, vrije dagen en schema’s van part-timers en flexwerkers maken het vrijwel onmogelijk om de personeelsplanning op die manier te maken. Dat heb ik zelf vaak genoeg ervaren. Daarom is mijn eerste tip: investeer in de juiste personeelsplanning software. Niet alleen heb je dan direct alle nodige informatie inzichtelijk. Het rooster is met deze software tevens altijd voor iedereen inzichtelijk. Zeg maar dag tegen het excuus: oh ik had het nieuwe rooster nog niet gezien. Met een simpele druk op de knop ziet elke werknemer het nieuwste rooster op de mobiel. Alleen dat al vind ik persoonlijk alle investering waard!
Tip 2. Trek er genoeg tijd voor uit
Mijn tweede tip gaat over hoe je vervolgens aan de slag moet met het rooster maken. Is het tijd om een nieuwe personeelsplanning te maken? Trek er dan genoeg tijd voor uit. Niets is zo vervelend als gehaast een rooster maken. Het resultaat eindigt vaak in meerdere aanpassingen en updates. Dan heb ik nog niet eens de interne frustraties vermeld. Nee, voorkomen is altijd beter dan genezen. Zorg daarom dat je een geruime tijd leeg maakt in jouw planning om er even goed voor te gaan zitten.
Tip 3. Grote personeelsplanning? Neem breaks!
Moet je meerdere roosters maken of een personeelsplanning met veel werknemers? Dan raad ik je aan om af en toe een kleine break te nemen. Met dit soort grote taken zie je uiteindelijk de kleine foutjes niet meer – en dat is zonde van al je werk. Neem daarom even de tijd om bijvoorbeeld koffie te pakken, een tussendoortje voor jezelf klaar te maken of ga simpelweg even naar het toilet. Zo’n kleine, korte break kan echt wonderen doen voor je concentratie!